Histórico da Informatização
A Biblioteca Central iniciou o processo de informatização na década de 1990, através de discussão plena para a definição de um planejamento estratégico de análises crítica e sistemática, adequado as rotinas e sub-rotinas de cada Divisão de serviços. A priori, a coleção geral foi dividida em dois segmentos acervos de publicações periódicas e de livros (juntamente com os demais materiais), na tentativa de adequar a nossa situação as poucas opções de softwares home específicos e vigentes na época.Os softwares que surgiram na história da informatização das bibliotecas universitárias no Brasil foram desenvolvidos por instituições em situações isoladas, com base nas especificidades e necessidades de suas bibliotecas, situação esta, que gerava dificuldade para os interessados em implantar em suas respectivas instituições. Fato que invalidava as questões referentes aos equipamentos - máquinas, infra-estrutura, manutenção e repasse das novas versões etc. e a própria capacidade e qualidade dos sistemas envolvidos.
Para o acervo de publicações periódicas e seriadas foi desenvolvido pela BCE-PTE/Serviço de periódicos e NPD o “Sistema Automatizado de Publicações Periódicas e Seriadas”, cuja sigla derivada é “SAPPS” com base no controle da coleção-Arquivo Kardex com recursos de busca por assunto e de aquisição vigorando até o momento. Também, foram criados vários contrôles/base do fichário topográfico para os demais acervos em CMS. Para dar continuidade ao processo de informatização da BCE/UEM, foi instituída uma comissão, sob a Portaria nº 518/90-GRE (NPD-BCE/PTE), com o objetivo de planejar, realizar estudos pertinentes a área e visitas técnicas. A política da Universidade na ocasião, defendia o processo de informatização de todos os setores com a utilização de redes de equipamentos para Mainframe-IBM-3090, existente no Campus. Para dar início, os membros da Comissão visitaram várias instituições, como ITA, USP IBM-Sumaré, PUC-Curitiba, CELEPAR, SENAC-Rio de Janeiro, Fundação SEADE-São Paulo, Grupo de Usuários do Micro-Isis-SãoPaulo/Metrô e Curitiba e Feiras de Informática/SP com o propósito de conhecer e trocar experiências. Com o desenvolvimento do sistema SAB-II da IBM para acervo e serviços bibliográficos de forma integrada, foi solicitada à Universidade do Rio Grande, instituição responsável pelo desenvolvimento e repasse, a instalação do mesmo para fins de teste.
O sistema era compatível com as necessidades da Biblioteca Central por ser um pacote global e da facilidade de manter intercâmbio com as instituições que o adquiriram (cerca de 32 instituições). O software foi implantado, mas inoperante, devido a eventual retirada do equipamento 3090-IBM, e da instalação de rede de micros. Esta mudança considerável causou impacto significativo em todo o processo e acarretou uma nova desenvoltura frente a política atual de instalação de rede de micros na Universidade. Sendo assim, os membros da comissão buscaram as novas alternativas disponíveis, dentre elas, o conhecimento do Software micro-isis da UNESCO e repassado pelo IBICT e este para as bibliotecas brasileiras para o desenvolvimento e gerenciamento das suas bases específicas.
A Biblioteca Central adquiriu a versão 1.0 e posteriormente as novas versões com o propósito de mantê-lo como medida paliativa emergencial até a solução definitiva do Projeto de Informatização através de um sistema integrado, com a finalidade de viabilizar a organização das coleções e de determinados serviços. Em meados de 1991, os membros da Comissão fizeram o módulo básico do Software Micro-Isis, versão 2.3, oferecido pela Biblion Consultoria, São Paulo. Assim, a Divisão de Processamento Técnico da BCE, juntamente com o Núcleo de Processamento de Dados-NPD, desenvolveram na época 7 bases de dados para o controle de algumas rotinas. Paralelamente, como medida mitigadora, foram desenvolvidas várias bases de dados em diferentes plataformas e sistemas. O resultado desse trabalho gerou 7 bases para cada serviço de tratamento da informação com metodologia adequada conforme normas de organização. A partir de 2002, essas bases foram disponibilizadas aos usuários do Sistema de Bibliotecas da UEM, para consultas internas on-line. Gradativamente as demais Divisões adotaram o mesmo procedimento e futuramente essas bases foram totalmente modificadas e estruturadas para atender as necessidade vigentes. Em 1995, a Biblioteca Setorial do Nupélia elaborou um novo projeto de informatização para angariar recursos para aquisição do sistema integrado, visando a possibilidade de implantação de um projeto global de informatização das bibliotecas de forma integrada, encaminhando. Em 1996, com a proposta apresentada à BCE, o projeto de informatização transformou-se no Sistema Integrado de Bibliotecas da UEM-SIBI/UEM e apresentado ao CNPq, Petrobrás, Fundação Vitae, Boticário e Eletrobrás. Todos os esforços foram envidados mas, sem sucesso. Em 2002 a BCE, juntamente com a UEL e a Universidade Federal do Paraná adquiriram o Software Virtua da VTLS, Inc - Universidade da Virginia, específico para bibliotecas, com sede em Blacksburg, VA, e com representante no Brasil na cidade do Rio de Janeiro através da VTLS-Americas.
Esse software é o mesmo da UFPR, UEL, FGV, Biblioteca de Alexandria (Egito) entre outras de destaque. Devido a vários fatores atípicos (migração das bases existentes em formato MARC, aquisição de servidor específico, licença para uso do Oracle, etc.) atrasaram o andamento do trabalho em relação às demais universidades participantes.
O sistema é de forma integrada, com protocolo Z.39, estruturado em formato MARC, editado pela Library of Congress-USA e específico para controle e registro bibliográfico. Atualmente, estamos finalizando o processo de migração das bases desenvolvidas no Micro-Isis, CMS, e banco de dados SAPPS/UEM para o Sistema VIRTUA. Processo este, de grande complexidade e detalhes devido aos formatos específicos de cada base e do sistema. A amostragem de cada base com os parâmetros estabelecidos pela VTLS-Americas já foi encaminhada para para a Universidade da Virginia, VTLS, Inc. para fins de teste. A probabilidade da implantação do Sistema VIRTUA na UEM com o cronograma de out./2005 a fev. /2006, concomitantemente com o processo de implantação do projeto Biblioteca Digital da Produção Científica da UEM
Após a migração, o sistema foi inaugurado no dia 03 de julho de 2006, com a liberação oficial das etapas 1 – migração e 2 – consulta.
A terceira e última foi cumprida com o ítem módulo de empréstimo.
Após 12 anos de implantação do software Virtua da VTLS, Inc - Universidade da Virginia e, não tendo mais representante no Brasil. Houve o Parecer nº 1.569/2015-PJU, que solicitou a abertura de licitação para eventual substituição e implantação de outro software. Foi instituída uma comissão, sob a Portaria nº 002/2016-PEN, com o objetivo para analisar a viabilidade de substituição do software Virtua, sendo esta composta por 06 (seis) bibliotecários e 01(um) analista de sistemas.
Na seqüência, o Comitê de Tecnologia de Informação - COTI, solicitou que a Biblioteca Central apresentasse orçamento de software similar para gerenciamento de bibliotecas de empresa concorrente.
Os membros da Comissão deliberaram que um software de gerenciamento de bibliotecas, similar ao software Virtua, deveria atender as especificações técnicas de um Sistema Integrado de Gerenciamento de Materiais Bibliográficos, compreendendo os módulos: Aquisição/Inventário, Catalogação, Pesquisa Pública, Circulação, Disseminação Seletiva, Relatórios Gerenciais e Estatísticos.
Na oportunidade, considerou-se as especificações necessárias para a substituição do software Virtua, onde foi contactada as empresas: ExLibris e Primasoft Informática Ltda, que apresentaram orçamentos para os softwares: Alma, Aleph e Sophia Biblioteca.
Com base em 03 orçamentos, e a apresentação presencial dos softwares concorrentes, a Comissão elaborou a Proposta do Edital de Licitação nº 008/2018, com as especificações técnicas necessárias. Após o processo licitatório, a empresa classificada foi a Primasoft Informática Ltda, a qual é detentora do software Sophia Biblioteca. Sequencialmente realizou-se a Prova de Conceito nos dias 6 e 7 de junho de 2018, sendo esta um dos pré-requisitos para a classificação da empresa.
No período de 02/08 a 22/08/2018 houveram reuniões de abertura; montagem do cronograma para os treinamentos; parametrização por categoria de usuário; política de bloqueio e configuração de empréstimo.
Na sequência, de 27 a 31/08, realizou-se o treinamento in-loco, onde houve a participação dos servidores das Bibliotecas: Central, Setoriais e Extensões.
No dia 03/09/2018 o software Sophia Biblioteca entrou no ar, substituindo, então o software Virtua. Concomitantemente com o processo de substituição houve a criação do Repositório Institucional da Universidade Estadual de Maringá (RI-UEM), através da Resolução nº 010/2018-CEP e foi aprovado a Política de Informação do Repositório Institucional da UEM através da Resolução nº 009/2018-CEP.